Surat Rasmi: Contoh dan Format Penulisan Betul

Surat rasmi ataupun disebut sebagai Surat kiriman Rasmi adalah penulisan surat yang bertujuan untuk urusan rasmi seperti surat tidak hadir ke sekolah, memohon sumbangan, surat tunjuk sebab dan lain-lain. Surat rasmi adalah antara tajuk yang kerap kali keluar di dalam peperiksaan Bahasa Melayu, tidak kira di sekolah rendah mahupun sekolah menengah. Pada artikel ini, kami kongsikan beberapa contoh surat rasmi dengan format yang betul.

Contoh Surat Rasmi Mengikut Format

Persatuan Bahasa Melayu,
Sekolah Kebangsaan Labok,
18500 Machang,
Kelantan Darul Naim.


Guru Besar,
Sekolah Kebangsaan Labok,
18500 Machang,
Kelantan Darul Naim. 21 MAC 2023

Tuan,


Meminta Kebenaran Mengadakan Lawatan Sambil Belajar ke Pameran Buku


Dengan hormatnya dimaklumkan bahawa Persatuan Bahasa Melayu bercadang mengadakan lawatan sambil belajar ke pameran buku.

2. Lawatan ini bertujuan untuk memberi peluang kepada ahli persatuan membeli buku-buku sebagai rujukan dan latihan bagi meningkatkan prestasi dalam pelajaran.

3. Butiran lawatan adalah seperti berikut:
Tarikh : 31 Ogos 2023
Masa : 8.00 pagi hingga 2.00 petang
Tempat : Dewan Majlis Daerah Kota Bharu
4. Saya berharap agar permohonan ini dapat pertimbangan daripada pihak tuan. Kerjasama daripada pihak tuan amatlah saya hargai.

Sekian, terima kasih.

Yang benar,
Aisyah
(SITI AISYAH BINTI JOHARI)
Setiausaha,
Persatuan Bahasa Melayu,
Sekolah Kebangsaan Labok.


Anda boleh download template ini dengan klik butang di bawah in:

Format Surat Kiriman Rasmi

Surat rasmi ditulis mengikut format berikut:

Format Asas dan Tatacara

  1. Kepala Surat: Mengandungi maklumat organisasi atau individu pengirim. Ini termasuk logo, nama, alamat, dan maklumat perhubungan.
  2. Tarikh: Letakkan tarikh penulisan surat di bahagian atas, di bawah kepala surat.
  3. Alamat Penerima: Jelaskan dengan terperinci nama penerima, jawatan, organisasi, dan alamat.
  4. Salam Pembuka: Gunakan salam yang formal seperti “Yang Berhormat”, “Tuan/Puan”, atau “Yang Terutama”.
  5. Pendahuluan: Perkenalkan diri dan tujuan penulisan surat. Pendahuluan harus jelas dan ringkas.
  6. Isi Surat: Nyatakan maksud dan tujuan penulisan dengan jelas. Elakkan penggunaan bahasa santai dan fokus kepada inti permasalahan.
  7. Penutup: Ulangi maksud utama dan sertakan tindakan atau respons yang diharapkan. Gunakan frasa formal seperti “Sekian, terima kasih”.
  8. Tandatangan dan Nama Penulis: Letakkan nama penuh dan tandatangan. Jika berkaitan, sertakan jawatan dan nama organisasi.

Bahasa dan Gaya Penulisan

  1. Bahasa Formal: Gunakan bahasa Melayu yang baku dan elakkan bahasa percakapan atau slanga.
  2. Jelas dan Padat: Sampaikan mesej dengan jelas tanpa berbelit-belit. Gunakan ayat yang pendek dan padat.
  3. Konsistensi: Pastikan penggunaan tatabahasa, ejaan, dan format konsisten sepanjang surat.
  4. Tumpuan kepada Penerima: Tulis dengan mengambil kira sudut pandang dan keperluan penerima.
  5. Pemeriksaan dan Pembetulan: Selalu periksa surat untuk sebarang kesalahan sebelum menghantar.

Ciri-ciri Surat Rasmi Terbaik

Kepentingan Relevansi dan Objektiviti

  1. Relevan: Pastikan kandungan surat berkaitan langsung dengan tujuan dan konteksnya.
  2. Objektif: Surat harus bebas daripada prasangka peribadi dan menyampaikan fakta dengan objektif.

Kejelasan dan Keterbacaan

  1. Struktur yang Organisasi: Gunakan perenggan dan sub-tajuk untuk memudahkan pembacaan dan pemahaman.
  2. Ayat yang Ringkas: Gunakan ayat-ayat yang ringkas dan jelas untuk mengelakkan kekeliruan.
  3. Penggunaan Bahasa yang Tepat: Pilihan kata dan ayat harus sesuai dengan konteks dan formalitas surat.

Kredibiliti dan Profesionalisme

  1. Kepatuhan kepada Format Rasmi: Surat yang mengikuti format rasmi menunjukkan profesionalisme.
  2. Bukti dan Sumber Rujukan: Sertakan rujukan atau bukti yang relevan untuk meningkatkan kredibiliti.
  3. Penampilan Fizikal: Penggunaan kertas berkualiti, font yang sesuai, dan penataan yang rapi meningkatkan penampilan profesional surat.

Kesimpulan

Penulisan surat rasmi memerlukan kefahaman tentang format, bahasa, dan etika komunikasi yang sesuai. Dengan mengikuti panduan ini, anda dapat meningkatkan kualiti surat rasmi anda, memastikan ia efektif dalam menyampaikan mesej, dan menunjukkan profesionalisme anda dalam komunikasi rasmi. Ingatlah bahawa surat rasmi adalah representasi diri anda atau organisasi anda dalam bentuk tulisan, oleh itu penting untuk memberi perhatian kepada setiap detailnya.

About the author

Seorang enthusiast di dalam hal berkaitan pendidikan.

Leave a Comment